Hvordan kan vi oppfylle lovens varslingsregler?

Hei,

Jeg er leder i en virksomhet med 20 ansatte og gjennomgår for tiden arbeidsrutinene på arbeidsplassen. Hvordan kan jeg oppfylle lovens varslingsregler?

I juni 2017 fikk arbeidsmiljøloven tilføyd et nytt kapittel 2A "Varsling" som innebærer en synliggjøring av arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, samt en synliggjøring av arbeidsgivers plikter vedrørende gjengjeldelse og varslingsrutiner. Det er nødvendig med gode regler og rutiner vedrørende varsling ettersom at varsleren ofte kan føle at han står alene eller blir fryst ut av andre ansatte etter å ha varslet.

Arbeidstaker og innleid arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers virksomhet, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-1 første ledd. Retten til å varsle omfatter både eksterne og interne forhold i virksomheten.

Med kritikkverdige forhold menes ikke bare kriminelle forhold, men også mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud, samt brudd på virksomhetens etiske retningslinjer og alminnelige etiske standarder som har bred tilslutning i samfunnet. For at det skal være tale om varsling kreves det at det dreier seg om opplysninger som ikke er allment tilgjengelige, men som arbeidstaker har fått opplyst i kraft av ansettelsesforholdet.

Forbud mot arbeidsgivers gjengjeldelse

En arbeidstaker som varsler om kritikkverdige forhold er vernet av forbudet mot gjengjeldelse, jf. aml. § 2 A-2 første ledd. Vernet mot gjengjeldelse gjelder for de tilfeller varsling har skjedd, men også de tilfeller der varsling enda ikke har skjedd. Dette innebærer at forbudet også gjelder gjengjeldelser mot arbeidstakere som fremskaffer opplysninger eller på andre måter gir til kjenne at han eller hun vil kunne komme til å varsle. Det er imidlertid verdt å merke seg at forbudet kun gjelder ved en forsvarlig fremgangsmåte for varslingen. Formålet med denne regelen er å klargjøre at arbeidsgiver ikke har lov til å straffe arbeidstaker for å benytte seg av retten til å varsle.

Gjengjeldelse skal forstås i vid forstand slik at enhver ugunstig behandling fra arbeidsgiver, som er en reaksjon på ytringen i utgangspunktet bør omfattes. Gjengjeldelse innebærer for det første formelle sanksjoner som oppsigelse, suspensjon og avskjed, samt ordensstraff. For det andre omfattes mer uformelle sanksjoner som for eksempel endringer i arbeidsoppgaver, trakassering eller interne overføringer.

Forbudet innebærer imidlertid ikke at arbeidsgiver er avskåret fra å komme med saklige motytringer så lenge de ikke har karakter av trakassering. Begrunnelsen for dette er at arbeidsgiver også har ytringsfrihet og må få en mulighet til å forsvare seg.

Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted en ulovlig gjengjeldelse, skal det legges til grunn at dette har skjedd, med mindre arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.

Beviskravet til arbeidstaker er ikke strengt slik at det normalt vil være tilstrekkelig å bevise at varsling har skjedd og at oppsigelse eller annen ugunstig handling kom tett innpå varslingen i tid. Det sentrale er om det foreligger en sammenheng mellom arbeidsgivers reaksjon og den aktuelle varslingen. Arbeidsgiver er imidlertid ikke avskåret fra å reagere på andre handlinger eller forhold ved arbeidstakeren som ikke er varsling i lovens forstand, så lenge det er et saklig grunnlag for reaksjonen.

Konsekvensen av at det har skjedd en ulovlig gjengjeldelse er at arbeidstaker kan kreve oppreisning uten hensyn til skyld hos arbeidsgiver. Erstatning for økonomisk tap kan også kreves etter alminnelige regler.

Arbeidsgivers plikt til å utarbeide varslingsrutiner

Arbeidsgiver har plikt til å utarbeide rutiner for intern varsling dersom forholdene i virksomheten tilsier det, jf. aml. § 2 A-3. Dette innebærer at arbeidsgiver er forpliktet til å vurdere hvorvidt det foreligger et slikt behov i hans virksomhet. Hvorvidt det skal utarbeides varslingsrutiner beror blant annet på risikoforholdene og ytringsklimaet i virksomheten. Terskelen for at arbeidsgiver har plikt til å utarbeide varslingsrutiner er lav, slik at det som hovedregel kun er ukompliserte virksomheter med under 5 ansatte som faller utenfor. Du nevner at du har en virksomhet med 20 ansatte, hvilket er en størrelsesorden som tilsier at du plikter å utarbeide varslingsrutiner.

Med varslingsrutiner menes retningslinjer, instrukser, reglement med mer, som angir de etiske retningslinjer for virksomheten, hvem som skal motta og håndtere varslinger og hvordan varslinger generelt skal bli håndtert. Rutinene som utarbeides bør være skriftlige, tilgjengelige og gjort kjent for alle ansatte. Arbeidsgiver må være oppmerksom på at rutinene ikke under noen omstendigheter kan innebære begrensninger i ytringsfriheten og heller legge til rette for et godt ytringsklima i virksomheten.

Arbeidsgivers håndtering av varsel

Det er ikke gitt noen nærmere regler for hvordan arbeidsgiver skal håndtere et varsel, foruten forbudet mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver bør imidlertid ha en vilje til å rydde opp i og undersøke de kritikkverdige forhold som varsles. Arbeidsgiver bør dermed konsentrere seg om hva det varsles om og ikke hvem som har varslet om forholdet.

Sentralt for en god håndtering er at arbeidsgiver har en objektiv tilnærming til varsler og dermed foretar en saklig vurdering av det kritikkverdige forholdet. På denne måten kan det dermed skje forsvarlige undersøkelser av det varslede forholdet. I tillegg er det sentralt at arbeidsgiver sikrer at varsleren blir ivaretatt på en god og tillitsvekkende måte slik at han best mulig blir vernet mot negative reaksjoner fra andre i virksomheten.

Varslinger om kritikkverdige forhold vil kunne være positivt for arbeidsgiver ved at han gis en mulighet til å forbedre det aktuelle forholdet i virksomheten. Både av hensyn til arbeidsgiver, hans virksomhet og hans ansatte, er det en fordel å ha gode varslingsrutiner og en lav terskel for å varsle. Grunnen til dette er at det er lettere å løse problemer før de rekker å vokse seg store og kompliserte, og dermed blir vanskeligere å løse.

Arbeidsgiver bør, for å sikre etterprøvbarhet, dokumentere at han etter beste evne har forsøkt å imøtekomme, avdekke og håndtere et varsel på en forsvarlig måte. Ved en slik fremgangsmåte er arbeidsgiver i større grad sikret dersom sak reises for domstolene eller kommer ut i mediene.