Slik kan teknologien forbedre HR

Da Thomas Nyberg startet som trendanalytiker innen HR-området i 1995 var internett forbeholdt datanerder og e-post var noe man sjekket hver 14. dag. Biblioteket og bokhandelen var blant de viktigste stedene for forskning på nye HR-trender for de tre gründerne av svenske Insight Lab.

- Vi brukte utrolig mange timer på biblioteket med å lese internasjonale HR-magasiner og bøker og de første årene passerte hundrevis av fagbøker på vei til Insight Lab gjennom tollen på Arlanda, forteller han.

I tillegg reiste han til London og New York for å fange opp de nyeste trendene. Og på mange måter jobber han slik fremdeles. Han reiser verden rundt på konferanser, leser HR-magasiner og fagbøker – men noe vesentlig har endret seg: E-posten er det første og siste han sjekker i løpet av dagen og på biblioteket har tilgangen til internett blitt viktigere enn bøker.

Grip mulighetene

De siste årene har endringstakten økt og HR må endre seg med den. Mange ser på den teknologiske utviklingen med en avventende holdning, men HR har mye å vinne på digitaliseringen, mener Thomas Nyberg. Det gjelder å gripe mulighetene og bruke dem til sin egen fordel.

- Teknologien forandrer alle områder som HR jobber med. Det gjelder for eksempel hvordan virksomheter rekrutterer og utvikler ansatte, hvordan vi samarbeider, måler prestasjoner og kommuniserer med hverandre.

Teknologien kan forbedre HR

Nyberg nevner en rekke eksempler på hvordan HR-avdelinger har brukt teknologien til å skape seg et konkurransefortrinn, for eksempel med digital rekruttering.

- I dag mister man interessante kandidater hvis man ikke skaper en god opplevelse rundt jobbsøkingen. 9 av 10 kandidater til Fortune 500 virksomhetene (det vil si de 500 største virksomhetene) hopper av søkeprosessen hvis den tar for mye tid eller oppleves som kronglete.

Det finnes mange eksempler på virksomheter som bruker nye og spennende verktøy i rekrutteringsprosessen. Søker man jobb i det tyske togselskapet Deutche Bahn, får man kanskje tilbud om prøve ut jobben med VR.

- Ja, de bruker virtual reality for at jobbsøkere skal kunne danne seg et raskt og godt inntrykk av ulike jobber.

Det er egentlig bare å bruke fantasien for å forbedre rekrutteringsprosessen. Verktøyene finnes allerede.

- Søker man jobb i IT-selskapet Zappos kan man skype med fremtidig kolleger som forteller deg hvordan det er å jobbe i selskapet. Dropbox bruker bruker big data for å analysere seg fram til mulige kandidater på sosiale medier. Logistikkselskapet TNG har laget en app som gjør at jobbsøkere hele tiden vet hvor i løypa jobbsøknaden deres ligger. Det er en betydelig forbedringer når man vet at en stor del av jobbsøkerne aldri får svar på jobbsøknaden. Andre bruker robotiserte chattefunksjoner som støtte i rekrutteringen, forteller Nyberg.

Læring og utvikling

Andre områder hvor digitaliseringen har fått stor betydning allerede, er innen læring og utvikling.

- En undersøkelse viser at 32 prosent av alle yrkesaktive svensker mener at deres kompetanse vil være mindre verdt om 2 år. Før kunne man ha en jobb i mange år uten å måtte lære seg så mye nytt.

På den andre siden gir den teknologiske utviklingen også nye muligheter for læring

- Det har vokst fram spotify-liknende portaler for læring, der systemet tipser deg om hvilken opplæring du har behov for, for eksempel basert på hva slags opplæring dine kolleger har tatt og hvilke kurs du har tatt tidligere.

Mange virksomheter har også utviklet svært gode interne opplæringsportaler. Thomas Nyberg trekker fram Adidas sin ”learning campus” som ett av mange eksempler.

- All intern opplæring i Adidas filmes og legges ut på portalen. I tillegg inneholder portalen blant annet opplæring fra eksperter, partnere og kolleger, lenker til artikler, TED-videoer, kunnskapsforum hvor man kan stille spørsmål og få svar. Medarbeiderne kan også dele sine egne løsninger og tips i ”My story” og alt innhold kommenteres, rates og deles. Slike løsninger gjør at man har mye større tilgang på læring enn før.

Bedre service fra HR

At ny teknologi både forenkler HR-arbeidet og gir bedre service til ledere og medarbeidere, har mange virksomheter erfart. Men noen virksomheter har gått lengre enn andre.

- Ett eksempel er Bank of Australia. De tilbyr nå alle sine HR-tjenester via ulike apper som er lastet ned av 45 000 medarbeidere.

- I dagens samfunn forventer vi å få tilgang til ting på en rask og enkel måte. Ansatte ønsker for eksempel ikke å måtte spørre sin sjef eller HR om hvor mange feriedager de har til gode og det skal heller ikke være nødvendig at HR bruker sin tid på å svare på enkle spørsmål fremfor å prioritere viktigere oppgaver som krever HR-kompetanse.

Ikke alt er like bra

Det finnes mange muligheter, men samtidig skal man vite hva man gjør, påpeker han.

- Ikke alle løsninger er nødvendigvis av det gode. Kanskje vil man heller snakke med et menneske enn en robot? Mulighetene er mange, men man må vurdere hvilke fordeler og ulemper det kan gi for virksomheten. Teknologien skal finnes for oss, ikke omvendt, og vi skal ikke innføre teknologi som kanskje øker stresset uten å øke produktiviteten.

- Det er viktig å gjøre bevisste valg og HR har også en rolle som dørvokter i forhold til hvordan ny teknologi påvirker menneskene i organisasjonen.

Vær åpen – men grunnfjellet må være på plass

Så hvordan kan HR bruke teknologien til sin fordel?

- Ikke vær redd for å prøve ut nye verktøy og muligheter, men vær åpen for feedback når dere tester verktøyene; hva hender når vi gjør dette? Hvilke resultater ser vi? Hvilken respons får vi fra organisasjonen?

- Og sørg samtidig for at dere får den nødvendige kompetanseutviklingen internt i HR. Kanskje har tiden kommet for å ansette HR-medarbeidere som også er teknologieksperter?

5 HR-trender

Digitaliseringen medfører forandringer innen arbeidslivet og innen HR. Her er noen trender som Thomas Nyberg ser innen HR i dag.

1. Arbeidsplassene blir mer fleksible

Stadig flere har arbeidsoppgaver som kan løses hvor som helst og når som helst – og teknologi som understøtter dette. Men arbeidsgiverne har vært tilbakeholdne med la medarbeiderne selv bestemme hvor, når og hvordan de jobber. Nå synes det som om dette endrer dette seg. Arbeidsgivere innser at jobben ikke blir bedre utført selv om arbeidstakeren sitter på kontoret. Det handler ikke lenger om å jobbe 37,5 timer i uken, men om hvilke resultater man leverer. Denne fleksibiliteten byr både på nye muligheter og utfordringer.

2. Økt bruk av HR-analyser

Når vi bruker teknologi i arbeidet etterlater vi informasjon. Denne informasjonen kan brukes til mye forskjellig, for eksempel til å analysere hvordan jobben kan gjøres mere effektivt. HR sitter i stadig større grad på informasjon som kan brukes til ulike former for analyser. Det betyr at informasjonen for eksempel kan brukes til å gi konkrete råd til medarbeidere om hvordan man kan forenkle arbeidsprosesser. Mange vil innvende at økt overvåkning og analysering ikke vil føre til økt produktivitet. Som så mye annet gir dette også grunnlag for både nye muligheter og problemstillinger.

3. Mer micro-læring på individnivå

Alle behøver ikke å vite alt og ingen kan lære seg alt. Trenden er at medarbeidere selv tar initiativ til læring innen relevant område og at læringen deles inn i korte perioder for å lære seg bestemte oppgaver; såkalt micro-læring. Med virtual reality, kunstig intelligens og gamification kan dessuten opplæringen gjøres mer praktisk og underholdene enn før.

4. Rekrutteringsmetoder endres

Det skjer veldig mye innen rekrutteringsfeltet. En utvikling er at det handler mye om employer branding; at selskapet selger seg inn mot aktuelle søkere. Sosiale media kan benyttes mere for å finne kandidater. Jobbintervjuer gjøres via skype. Selskapets verdier og kultur blir stadig viktigere for arbeidstakerne. Den digitale utviklingen gir også nye muligheter hva gjelder onboarding og opplæring av nye medarbeidere.

5. Fra intranett til interaktive chatbot

En chatbot er et dataprogram som mennesker kan samhandle med ved hjelp av språk, enten skriftlig eller muntlig. Med chatbot opplever medarbeiderne å få svar i sanntid, heller enn å søke på lagret informasjon på intranett.