Stillingen er lyst ut, søknadene er lest, de best kvalifiserte kandidatene er innkalt til intervju.
Men hva så? Hvilken informasjon gir egentlig et jobbintervju, enten det er om personlige egenskaper, ferdigheter, samarbeidsevne, kapasitet eller vurderingsevne?
Og har intervjuene virkelig fått fram det dere trenger for å vurdere kandidatene opp mot hverandre?
En ting er sikkert: Et ustrukturert intervju er fullt av feller som i verste fall åpner for feilansettelser. Magefølelsen er en svikefull venn hvis den ikke blir matet med kvalitetssikret informasjon.
Hvis intervjuet derimot er godt strukturert og forberedt, får dere fram et mye bedre beslutningsgrunnlag.
Forberedelsen til jobbintervjuer kan deles i en individuell del og en samlet del. Til den individuelle delen hører det med å lese søknader, attester, cv-er og så videre, med henblikk på å finne hvilke hypoteser om den enkelte søkeren dere ønsker å få bekreftet eller avkreftet i selve intervjuet.
For eksempel: Ut fra papirene kan det virke som om Kandidat A er akkurat en slik samarbeidsorientert medarbeider dere er ute etter. Kan dere få dette inntrykket bekreftet gjennom intervjuet?
Eller et annet eksempel: Kandidat B har svært interessante formelle kvalifikasjoner, men har skiftet jobb påfallende ofte de siste årene. Kan intervjuet bidra til å avkrefte en mistanke om manglende stabilitet?
Den samlede forberedelsen handler om å planlegge rammene og strategien for intervjuene. Hvem deltar i samtalene? Hvem gjør hva, før etter og underveis? Hvor skal intervjuene foregå? Hvordan skal kandidatene ankomme og forlate lokalet slik at de ikke møter hverandre?
Skal kandidatene testes praktisk på bestemte ferdigheter, for eksempel oppgaveløsning, språk og så videre? Hvilken tidsramme skal de ha? Det er lurt at alle som skal delta i ansettelsesprosessen, er med og drøfter dette på forhånd sammen.
Husk at de aller fleste som stiller til jobbintervju, er nervøse og utilpass i situasjonen. Legg vekt på å skape en trygg og åpen atmosfære.
Dere får mer ut av søkeren dersom personen føler seg sett og ivaretatt, og kandidaten vil framstå på en måte som er mer representativt for personen.
Når dere planlegger intervjuet skal dere ikke bare tenke gjennom hvilken informasjon dere ønsker å hente fra søkerne. Tenk også på hvilken informasjon om stillingen og om organisasjonen som det er viktig å presentere for søkerne.
Det viktigste med planleggingen er å sørge for at intervjuene gir tilstrekkelig informasjon om hver enkelt søker til at det er mulig å sammenlikne dem og fatte en kvalifisert beslutning. Derfor er det lurt å systematisere og planlegge spørsmålene innenfor de viktigste temaene.
Blant alle kvalifikasjoner dere mener søkerne bør inneha, skal dere velge ut de tre til fem viktigste. Til hver av disse kvalifikasjonene planlegger dere tre til fem spørsmål. Still disse spørsmålene i en fast rekkefølge til alle kandidatene som intervjues.
Slike kvalifikasjoner kan for eksempel være:
* Evnen til å samarbeide.
* Evnen til å ta til seg ny kunnskap.
* Evnen til å skape og vise tillit.
* Evnen til å omsette teori til praktiske resultater.
* Evnen til å være en god kollega.
Og så videre. Hva som er viktig for å bli ansatt i jobben hos dere, har dere forhåpentligvis tenkt på allerede da stillingen ble lyst ut.
Det er viktig å stille spørsmål som oppfordrer søkeren til å gi konkrete eksempler på situasjoner hvor han eller hun har brukt den kvalifikasjonen eller ferdigheten dere etterspør.
Til hver kvalifikasjon dere vil ha belyst, kan dere forberede spørsmål som belyser flest mulige sider ved kandidaten, for eksempel:
Situasjonen: "Jeg vil gjerne be deg beskrive en situasjon hvor du..."
Tanker: "Hva tenkte du i den situasjonen som du har beskrevet? Hvordan forstår du det som skjedde?"
Følelser: "Hva gjorde denne situasjonen med deg? Hva følte du da dette pågikk, og hva føler du nå når du tenker tilbake på situasjonen?"
Handling: "Hva gjorde du helt konkret? Hva var din rolle da...?"
Relasjoner: "Hva tror du andre tenker om dette? Hvordan tror du andre opplevde den situasjonen du nå har beskrevet?"
Underveis bør intervjueren forsikre seg om at svarene blir riktig forstått, ved oppsummerende spørsmål som: "Har jeg forstått det riktig hvis det er slik at...", "Så du mener altså at...", "For å oppsummere så sier du at...".
Å gjennomføre et godt intervju krever konsentrasjon og nærvær, både når det gjelder spørsmål og hva personen svarer. Derfor bør intervjueren ikke ha andre oppgaver.
Andre bør derfor ha oppgaven med å ta notater, passe klokken og så videre. En av de tilstredeværende kan også ha oppgaven med å observere intervjuet, rett og slett.
Uansett er det selvsagt viktig at denne rollefordelingen er klarlagt på forhånd.
Jo bedre strukturert intervjuet er, desto større er muligheten for å få fram den informasjonen dere er ute etter. Og desto enklere er det å sammenlikne kandidatene i etterkant. En struktur av intervjuet kan se slik ut:
Innledning - med presentasjon av deltakerne, formålet med intervjuet, bakgrunn og innledende spørsmål hvor søkeren oppfordres til å begrunne søknaden sin.
Planlagte spørsmål - uten for mange oppfølgingsspørsmål (som øker sjansen for å spore av). Det kan være lurt å la hver deltaker i intervjuet spørre om hvert sitt tema; dette planlegger dere på forhånd.
Utdypende spørsmål - dersom det er behov for oppklaringer etter at de planlagte spørsmålene er gjennomgått.
Søkerens spørsmål - om stillingen og om organisasjonen. Husk at dere kan hente mye nyttig informasjon i å lytte til - og notere - hva søkeren selv spør om.
Avslutning - med informasjon om den videre prosessen.
Det bør lages et referat fra hvert intervju, med opplysninger og vurderinger i forhold til de prioriterte kvalifikasjonene og kravene. Det er i forhold til dette at søkerne skal vurderes og prioriteres.
Når dere har valgt ut den beste søkeren etter intervjuene, bør dere alltid vurdere om denne søkeren virkelig er god nok for stillingen, eller om det er nødvendig å finne flere kandidater. Husk: Den beste søkeren i et utvalg er ikke nødvendigvis god nok.
Kilder: Personal og Ledelse og Lederweb.dk
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
