– Manglende åpenhet svekker tilliten til staten

I 2017 leverte Riksrevisjonen en undersøkelse som avdekket mangelfull arkivering og feil journalføring i departementer og statlige etater. Nå har vi sjekket om det er bedring å spore.

– Resultatet av oppfølgingen er nedslående. I noen virksomheter har det blitt verre siden sist. Her må det ryddes opp i rutiner, praksis og kultur. Manglende åpenhet er selve oppskriften på svekket tillit til staten, sier riksrevisor Per-Kristian Foss.

Du finner rapporten her

Anbefalinger ikke fulgt opp

Undersøkelsen viser at utviklingen går feil vei:

• Tar lengre tid: Gjennomsnittlig journalføringstid i staten har økt fra 29 dager i 2015 til 33 dager i 2020. For departementenes del er det likevel en forbedring siden 2015: Fra 31 til 25 dager
• Fortsatt vanskelig å finne frem: Intetsigende og like titler gjør at dokumenter er vanskelige å finne. Et eksempel er Finansdepartementets journalføring i saker om Det internasjonale pengefondet, IMF. I 2015 fikk cirka 1000 dokumenter nesten identisk tittel. Finansdepartementet har fortsatt på omtrent samme måte.
• Forhåndsunntak fortsatt utbredt: Forhåndsunntak mot innsyn skal som hovedregel ikke skje. Likevel har praksisen økt fra 25 prosent i 2015 til 29 prosent i 2020 for statlige virksomheter som helhet.
• Har ikke fulgt godt nok opp: Justis- og beredskapsdepartementet har i liten grad fulgt opp anbefalingene de fikk i 2017.

– Justis- og beredskapsdepartementet har ansvar for å sette i gang tiltak for veiledning og opplæring i offentleglova slik at den brukes riktig i statlig forvaltning. De har hatt flere år på å ta grep. Den manglende oppfølgingen er sterkt kritikkverdig, sier Foss.

Demokratisk problem i enkeltsaker

Også denne gangen har vi sett nærmere på arkiv- og journalføringen i viktige enkeltsaker, deriblant det planlagte salget av Bergen Engines. Saken ble gjenstand for høring i Stortingets utenriks- og forsvarskomité etter at det ble kjent at russiske aktører var i ferd med å kjøpe opp selskapet som blant annet leverer motorer og teknologi til Forsvaret. Her ser vi at

• sentrale dokumenter ikke ble arkivert og journalført, eller at de ble journalført sent eller etter at saken var avgjort
• mange dokumenter har intetsigende titler eller er gjemt på saker som ikke vises i postjournalen
• i Justis- og beredskapsdepartementet er deler av korrespondansen med andre departementer feilaktig arkivert som gradert. Da er dokumentene svært vanskelige å finne.
• begjæringer om innsyn i Utenriksdepartementets dokumenter ble behandlet sent. Det samme er krav om begrunnelser for avslag.

Også i andre enkeltsaker, som statens håndtering av koronapandemien, Forvarets NH90-helikoptre og Det internasjonale pengefondet, finner vi store mangler ved journalføring og arkivering.

– Dette fører til mindre offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll i disse sakene. Det er sterkt kritikkverdig, sier Per-Kristian Foss.

Arkivverket har fulgt opp

Oppfølgingsundersøkelsen viser at Arkivverket har laget et nytt og lett tilgjengelig veiledningsmateriell for arkivering og journalføring i staten. Etaten har også gjort langt flere tilsyn med statlige virksomheter siden sist, og tatt viktige initiativer til nytenkning og testing av digitale løsninger og metoder.

– Her er det gjort en god jobb. Så gjenstår det at forvaltningen begynner å bruke løsningene og veiledningen som Arkivverket tilbyr, sier Foss.

(Riksrevisjonen/NTB Kommunikasjon)