Veien mot en ny og sterk kultur

Da Anna Hammarkvist startet som leder for Amesto Accounthouse Sverige sto hun ovenfor en del utfordringer, og hun fikk tilbakemelding fra flere ansatte om at de ønsket en endring i kulturen.

Anna spurte oss i Amesto People & Culture om bistand. Hun ønsket å skape en eierfølelse til egne mål og en felles forståelse for organisasjonens strategiske mål. Da begynte arbeidet med kulturutvikling. Målet var å skape en felles identitet, øke grad av tillit og tilhørighet på tvers av avdelinger for å styrke samarbeidet på tvers, og øke jobbengasjementet.

Finne et felles utgangspunkt

Før man begynner med å sette inn tiltak er det helt essensielt å vite eksakt hvor skoen trykker. Det er vanskelig å vite nøyaktig hva kulturen er og hva som skal til for å endre den. Her er det mange fallgruver å gå i – risikoen er stor for å mistolke og å sette inn feil tiltak.

Vi startet arbeidet med:

1. Analyse av dagens kultur.

2. Formulering av en ønsket kultur. Alle var med på å bestemme dette, vi synliggjorde det og gjentok det i eksisterende møter slik at det ble omskapt til vaner.

3. Vi brukte grunnverdiene til selskapet som basis.

4. Vi bestemte hvem som kunne bidra i kulturen (ALLE) og hvilken formell posisjon medlemmene skal ha i den. Det skjedde noen organisatoriske endringer med lederbytte og sammenslåinger av to avdelinger.

Kulturen er hva vi tror på, hvordan vi gjør ting hos oss, hvordan vi samhandler og hvordan vi har det. Mer formelt kan vi si at kultur er de normer, verdier, antagelser og virksomhetsoppfatninger som vi har i organisasjonen.

Nødvendig forankring på topp

Før vi startet arbeidet med kulturutviklingen var det viktig å finne ut hvor vi var. Vi snakket med medarbeidere og ledere. Det var viktig for Anna at vi startet med ledergruppen da de er sterke kulturbærere og dermed kan bidra til å påvirke kulturen.

Sammen bestemte ledergruppen seg for å ha en inkluderende prosess og gi alle muligheten til å påvirke og endre sin hverdag. Vi fokuserte på og bevisstgjorde ledere på deres ulike virkemidler for å påvirke kulturen gjennom ulike kulturuttrykk som for eksempel rutiner, systemer og strukturer, sine egne handlinger og hvordan de belønner og sanksjoner.

Vi startet en kollektiv prosess mellom medarbeidere og ledere der vi skapte felles mening, satte ord på hvordan vi ønsket å ha det hos oss. Vi kombinerte bedriftens strategi med det lokale perspektivet. Hver og en delte sine egne mål og dette ble kombinert med bedriftens strategi. Vi lagde ett felles mål for organisasjonskulturen.

Medarbeiderskapet viktigst

Det var viktig for oss at det ikke var ledelsen som dominerte prosessen, men det viktigste var å få til medarbeiderskap. Alle fikk verktøy for selvledelse. Vi brukte liten tid fra vi startet til første implementering og endring.

Vi fokuserte på at vi er forskjellige, og at det er stort rom for mangfold i hvordan vi handler, tenker og føler. Vi satte oss langsiktige mål, samtidig som vi fokuserte på noen enkle justeringer.

Første dose med tiltak

Anna ga rom til en medarbeidergruppe/kulturgruppe som skulle komme med forslag til tiltak. De sier følgende:

Idag hade vi ett möte där vi gick igenom det vi anser varit viktigt för kulturbyggande på Amesto under året:

• Vi tror att reduceringen av kontorsytan från 2 våningar till 1 varit väldigt positivt till att skapa en starkare gemenskap, det känns som att det blir lättare att ta kontakt med sina kollegor då vi sitter närmare varandra,
• Vidare tycker vi att gemensamma aktiviteter som fika är en viktig knytpunkt för att öppna upp till samtal med de man kanske inte naturligt pratar med och det känns väldigt kul, en del har även följt med på promenader då de haft möjlighet, konferens på Clarion (hotell) är även något som uppskattats,
• Det är även bra att vi har en kulturgrupp som synliggör Amestos arbete med att bygga ett ”awesome place to work” så att det finns några att vända sig till kring förslag och idéer hur vi vill att vår arbetsplats ska se ut,
• Kickoffen var även en succé och bjöd verkligen in till inspiration och positiva känslor den kommer ofta upp på samtal emellanåt, man känner sig stolt att vara en del av amesto😊
• Den proaktiva rekryteringen i samband med employer branding upplever vi som väldigt gynnsamt, vilket vi tror inneburit att personer som verkligen delar Amestos filosofi börjat hos oss och det blir en mer långsiktighet i rekryteringen och personalvården, minskad stress med fler som delar arbetsuppgifterna😊

Det har vært viktig for Anna å jobbe tett med medarbeiderne for kontinuerlig å kunne følge opp, være tilstede og håndtere alt det uventede som skjer når man jobber med kulturendringer.

Anna vet at det er viktig å jobbe kontinuerlig med roller, identitet og mening gjennom hele prosessen.

Slik ser Anna prosessen

Dette sier Anna om prosessen:

När jag kom fanns ett stort behov av ett verktyg att rapportera vem/vad/när/hur arbete görs till våra kunder. Därför fattade jag snabbt beslut om att implementera ett sådant system i verksamheten.

Det system vi valt möjliggör för oss att mäta nyckelvärden såsom jämnt fördelad arbetsbelastning, analys av processer och resursfördelning, proaktiv planering med alla inblandade involverade. Detta kommer succesivt alla tillgodo, både våra kunder och medarbetare vilket syns i både eNPS och rNPS som stadigt pekar uppåt.

Idag föreslår vi gärna ett fysiskt möte före ett teamsmöte, något som uppskattas enormt och som bär frukt. Efter en tid där pandemin satt stopp för det mänskliga mötet mår både våra kunder och vår personal bra av att träffas och lära känna varandra igen. Det ger en helt annan dimension och så gott som varje möte vi gör genererar utveckling av våra samarbeten så jag skulle säga att det är mycket väl investerad tid för båda parter. Det är en stor del av vår trippla värdegrund People Planet Profit.

Genom att aktivt delta i nätverk, utbildning och aktiviteter med fysisk närvaro får vi en större möjlighet att på riktigt visa vilka vi är och vad Amesto står för och då knyter vi många nya affärskontakter. Det ger ringar på vattnet och vi har på kort tid fått ett ökat intresse för våra tjänster som slår alla tidigare rekord.

Slik ser Thomas prosessen

Dette sier Thomas Bengtsson, teamleder Accounting, og deltaker i samme prosess:

En viktig egenskap som företagsledare är att få med alla på tåget. Den första frågan blir då: Var startar vi? och Vart är vi på väg?

Den frågan ställde sig vår VD (norsk: CEO), Anna Hammarkvist, för ett år sen när hon kom tillbaka till Amesto AccountHouse som ny VD.

Hon visar tydligt genom sitt ledarskap, engagemang och intresse för var och en av oss att hon verkligen vet att Amesto är ett "awesome place to work".

Varje dag ställs vi inför frågor där vi lär oss att tänka och göra smarta val för oss själva och våra kunder - "people", hjälpa varandra att vara klimatsmarta i val av leverantörer - "planet" och där vi får bevis att vi gör rätt - "profit".

Med nya lokaler till våren och många nya anställda och nya spännande kunder så kommer Anna fortsätta visa att det hela tiden är resan som är målet.

Medarbeiderne må være med

De fleste har heldigvis forstått at for å nå bedriftens mål er vi er helt er avhengig av sine ansattes kompetanse og medvirkning. En sterk organisasjonskultur (det som styrer medarbeideres adferd) kan helt klart redde eller ødelegge et selskap.

Det var viktig for kulturbyggingen at vi tok utgangspunkt i målsettinger og utfordringer bedriften står overfor.

Anna visste at hun selv hadde en enestående mulighet til å påvirke kulturen. Mange ledere er ikke bevisste på hvilken påvirkning de selv har gjennom makt; posisjon, informasjon, straffe, belønne, utforme og endre strukturene, og til å påvirke hvem som skal være bærere av kulturen.

Resultat etter ett år

Etter ett år med kulturjobbing kan Amesto Accounthouse være godt fornøyde med resultatet:

1. Økning jobbengasjement/NPS

Vi har en ökning på 80 % under året. Vi har också fått 6 nya kollegor som kommer på rekommendation av våra befintliga medarbetare. Det betyder något det.

2. Økning Kundetilfredshet

Vi hade ett stort kundtapp för ett år sedan. Vi har snart träffat alla våra kunder och sedan maj har vi inte förlorat någon kund. Vår offertstock har vuxit sig 20 ggr större. Vi är nominerade till Årets byrå och Årets Framtidsbyrå.

3. Bedring i trivsel

Våra medarbetare kommer in till kontoret igen och lär känna varandra på det där sättet när man blir trygg med varandra. Då kan man börja våga berätta nya saker och skoja lite mer. Det har blivit en awesome place to work som ju Amesto ska vara. Vi växer har kunnat rekrytera själva utan extern hjälp vilket är värdefullt.

4. Förbättrat resultat

Även om det redan i oktober 2021 vände från den nedåtgående spiralen man var inne i så stannade bolaget på ett negativt resultat. Under 2022 syns en rejäl upphämtning och redan nu, trots att det gjorts en hel del investeringar i personal och system, syns ett positivt resultat långt över förväntningarna på så kort tid och hamnar över både budget och prognos.

5. Sjukfrånvaro/turnover

Personalomsättningen har minskat med hela 8 % mot föregående år.

Sjukfrånvaron är något av en revolution. Den totala sjukfrånvaron har minskat med 1,7 % och det intressanta här är att korttidsfrånvaron har gått ned med hela 19,7 %. Trots att det var en period i början av året med flera Coronafall.

Sjuklönekostnaden har minskat med 140 %.