1. Du skal vite hva du vil
Spør deg selv: Hva vil jeg oppnå, og hvordan vil jeg at mottakeren av e-posten skal reagere? En god teknikk er å sjekke at e-posten gir svar på følgende: Hvem? Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når?
2. Lag en informativ overskrift
Sørg for at mottakeren forstår det viktigste i ditt budskap ved første øyekast.
3. Si det viktigste først
Presenter den viktigste informasjonen i første setningen. Fortsett deretter med de mindre viktige punktene.
4. Vurder sirkulasjonslisten nøye
Tenk deg om før du klikker på ”svar alle”. Vurder listen nøye før du sender beskjed til store grupper.
5. Ikke send kopi av alt til sjefen
Ikke send melding til andre enn dem du trenger å kontakte for å oppnå resultater.
6. Ikke send vedlegg i utide
Gi heller beskjed om hvor informasjonen kan finnes, for eksempel på intranettet, eller legg ved en link. Eventuelt legg teksten direkte i selve e-posten, ikke som vedlegg.
7. Slett mer enn du lagrer
Det meste får du aldri mer bruk for. Slett det du ikke trenger med en gang.
8. Lag gode rutiner for saksbehandling.
Vurder om e-posten skal kastes, behandles, utsettes, distribueres eller lagres. Opprett oversiktlige mapper for det du skal beholde, og lagre det der.
9. Vær forsiktig med følelseutbrudd.
Send ikke e-post når du er sint eller utslitt. Det du skriver i en e-post kan bli lagret eller videresendt.
10. Si det viktigste ansikt til ansikt.
I en samtale kan du spille på flere sanser, kroppsspråk og tonasjon. Det gir bedre kommunikasjon og færre misforståelser.
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
