Nye IT-systemer kan gi uventede problemer
Mange virksomheter satser store ressurser på nye IT-baserte informasjonssystemer, men effektene kan være vanskelig å forutsi.
Ill.foto: Colourbox.
IT-baserte informasjonssystemer brukes for å samle inn, lagre og bearbeide informasjon og statistikk. Stadig flere organisasjoner bruker store ressurser på slike systemer for å forbedre virksomheten, men effektene kan være vanskelige å forutsi, i følge Henrik Wimelius ved Umeå universitet.
Han har nylig tatt doktorgraden på temaet. Den svenske tittelen på avhandlingen er ”Dubblerade system: en undersökning av oavsiktliga konsekvenser av informationsteknologi i organisationer”.
Wimelius har fulgt innføringen av et såkalt Enterprise Content Management-system i en større organisasjon i helsesektoren. Investeringen fikk en utilsiktet konsekvens – flere overlappende og langt på vei inkompatible informasjonssystemer fikk eksistere side om side.
– På tross av at man visste at det ga dårligere kapasitet til å håndtere informasjon, kunne man ikke ta seg ut av denne situasjonen, noe som er både interessant og paradoksalt, sier Henrik Wimelius.
Organisatoriske konflikter
Det viste seg at det var tre organisatoriske konflikter som lå bak den utilsiktede konsekvensen.
– Det fantes spenninger mellom økt kontroll og økt støtte, mellom nye tekniske løsninger og eksisterende rutiner, og mellom toppstyring og grasrotstyring, forklarer han.
Wimelius tror at liknende konflikter er vanlige på månge andre arbeidsplasser. Han gir blant annet følgende råd for å motvirke utilsiktede og uheldige konsekvenser ved innføring av slike systemer.
– Tenk igjennom hvordan arbeidet fungerer i praksis. Ofte finnes det mer eller mindre skjulte arbeidsmåter som er viktige å ta hensyn til i praksis.
Med andre ord legg mindre vekt på formelle organisasjonskart og mer vekt på hvordan folk i organisasjonen faktisk jobber. Krav og behov som står i konflikt med hverandre bør løftes frem før systemet innføres. Forbered også medarbeiderne på at nye IT-systemer stiller store krav både teknisk og organisatorisk.
– En teknisk løsning passer sjelden med det samme. Ofte krever det at man tilpasser både rutiner og strukturer.
