Kan du lese ansattes e-post ved sykefravær?

Hei!

Vi har fått en sykemelding. Vi vet at det er en rekke bedriftsrelaterte e-poster på hennes e-postkonto, og vi trenger å vite om noen av disse haster for oss. Det er en medarbeider som jobber med skatt og momssaker, så vi er redde for at vi ikke får med oss viktige beskjeder. Hva kan vi gjøre for å få adgang til kontoen?

Advokat Jens Kristian Johansen.

E-postkontoer knyttet til navn er regnet som personlige etter personopplysningsloven og tilhørende forskrifter. Dermed kan en ikke bare gå inn på en konto som hører til for eksempel ola.nordmann@vårtselskap.no. Dette gjelder selv om det er bedriften som eier utstyret og har gitt e-postkontoen til den ansatte.

Kan gå inn ved behov

Det er likevel unntak fra dette. Men reglene er i følge personopplysningsforskriften strenge. Det kan være ”Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften”, eller ” når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten”.

Med dette har en tenkt på situasjoner der det kommer inn e-poster som en trenger i virksomheten. Det gjelder særlig der det haster, for eksempel om det har kommet inn noe som har en frist, som bud, avtaleutkast – eller et søksmål fra en advokat. Skattesaker har som regel ganske rigide frister, så det er nok et behov for å få avklart dette. Jeg tror derfor du kan ha lov til å gå inn på kontoen til din ansatte.

Skal helst varsles

Det er likevel ikke helt fritt frem. Dersom en kommer til at en ønsker å gå inn, skal en varsle den ansatte om hva en vil, og når det skal skje. Hensikten er at den ansatte skal kunne være til stede og forklare hva som er personlig og hva som er arbeidsrelevant. Men haster det, kan en gjennomføre innsyn, og gi beskjed i etterkant om hva som ble gjennomgått.

Ansatte kan være til stede

Hovedregelen er at den ansatte skal være til stede ved gjennomgangen, med mindre det haster. Det er likevel klart at den ansatte som er syk ikke kan være til stede. Men hun bør uansett varsles. Kanskje kan hun logge seg inn hjemmefra og sende de relevante e-postene. Da slipper en å gå inn på kontoen. Faktisk er det ikke lengre tillatt, siden den relevante e-posten er videresendt og behovet for innsyn er borte.

Et annet alternativ er at hun kan gi deg en begrenset fullmakt til å gå inn denne gangen. Det er lov, men slike avtaler skal ikke være generelle og ubegrensede, og bør derfor kun gjelde for det konkrete sykefraværet. Uansett skal en kun inn på virksomhetsrelatert e-post. Åpner en e-post som viser seg å være privat, skal den lukkes.

Enkle grep kan tas

Det aller enkleste kan likevel være å ta et enkelt grep. Et slikt kan være å be alle ansatte om å ikke bruke jobbmailen til private ting, og peke på at det finnes gratis e-postløsninger som Yahoo og Google. Det gjør det mindre betenkelig at arbeidsgiveren går inn på e-postkontoen ved behov.

Men det aller enkleste er å be alle som sender e-post til bedriften om å gjøre det til bedriftens fellesadresse, for eksempel post@vårtselskap.no, som alle kan åpne, men som sentralbordet eller en sekretær vanligvis har ansvar for. Du kan og ha en adresse for hver avdeling, for eksempel regnskap@vårtselskap.no, og be om at den brukes. Slike e-postkontoer er ikke personlige, selv om det i realiteten bare er en person som mottar den, for eksempel den ene ansatte på regnskapsavdelingen.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no.