Kan vi stoppe bruken av egenmeldinger?

Hei!

Jeg er leder for en bedrift der vi har oppdaget at en hel avdeling stadig blir syke i forbindelse med ferier og langhelger. Det virker nesten som de ser på egenmeldinger som "lovlige fridager", og dersom de ikke har brukt alle, så har de noen "tilgode". Det kan se ut som om dette er en holdning som smitter over på nye vikarer som kommer inn i avdelingen.

Vi skal snart utlyse ut en fast stilling i denne avdelingen. Det viser seg at en av dem som er, og har vært mest syk, har jobbet som vikar så lenge (over ett år) at jeg lurer på om vi blir tvunget til å ansette vedkommende. Hvilke regler gjelder her, og hvordan kan man løse dette på lovlig vis?

Faste stillinger er hovedregelen

I dette tilfellet er det viktig å være nøye med begrepene. Dersom hun ikke fyller stillingen til en annen, er hun en midlertidig ansatt, ikke en vikar. Det er en forskjell som jeg kommer tilbake til.

Det er en grunnregel at stillinger skal være faste. Midlertidighet kan bare brukes om arbeidet klart avskiller seg fra det dere vanligvis gjør, eller dekker arbeid for en annen, det vil si et vikariat. Det finnes to måter for å gjøre midlertidige stillinger til faste stillinger. Den ene er at en ser at behovet for faste ansatte er større enn midlertidige over tid, slik at behovet for midlertidige ikke er reelt. Den andre er at midlertidigheten varer i over fire år.

Du skriver at hun er vikar. Det betyr at hun dekker jobben for en annen som er borte, for eksempel sykemeldt eller i foreldrepermisjon. Det er en lovlig grunn til å ha midlertidig ansatte. Du kan kanskje derfor bare vente til den egentlige arbeidstakeren kommer tilbake?

Fortrinnsrett til ledige stillinger

Den som er midlertidig ansatt, har etter arbeidsmiljøloven rett til ledige stillinger i virksomheten. Det samme har ansatte i deltidsstillinger og som har mistet jobben på grunn av virksomhetens forhold det siste året. Da er en tvunget til å ansette vedkommende, selv om det finnes andre du helst skulle hatt inn.

Dette krever imidlertid at vedkommende er kvalifisert for den ledige stillingen; kokken kan ikke søke på jobben som mekaniker, for å si det slik. Dette er en regel som knytter seg til de yrkeskvalifikasjonene som kreves. For en jobb som dette, der det ikke kreves vesentlig opplæring, er det nok ikke mulig å sjalte ut søkeren på et slikt grunnlag.

Dersom det er flere om beinet er det strenge regler for hvem du skal velge. Den midlertidige vil gå foran deltidsansatte. Men regelen sier at dette ikke gjelder for vikarer. Dermed kan du – forutsatt at det er en vikar slik loven bruker begrepet – la være å tilby henne jobben.

Dersom hun ikke er en ”ekte” vikar, men midlertidig ansatt, har hun rett til stillingen. Men her er det også et krav om at vedkommende er kvalifisert. Du kan vektlegge personlige egenskaper i denne vurderingen, det har høyesterett sagt - men da må det være grunnlag for en slik vurdering. Det må være noen holdepunkter for at hun ikke er egnet, og at stillingen krever en bestemt kvalifikasjon.

I din sak ser det ut som det foreløpig ikke er gitt noen reaksjon på det økte fraværet, det blir derfor vanskelig for en utenforstående å se at det foreligger en grunn om at vedkommende ikke er egnet i jobben. Det vil rett og slett virke merkelig at hun er flink nok til å vaske som vikar, men ikke som fast ansatt. Du bør derfor ta tak i sykefraværet og komme med reaksjoner. Du kan også endre oppgavene til den faste stillingen.

Håndtering av det falske fraværet

Det er viktig å ha kontroll over en så stor utgiftspost som sykefraværet er for din bedrift. Du bør reagere resolutt og bruke de midlene lovverket åpner for.

Rettigheten til å sykemelde seg selv via egenmelding er ikke absolutt. For det første må en ha jobbet i minst to måneder hos arbeidsgiveren før en får lov til å bruke egenmeldinger. Sjekk derfor at de som jobber i din bedrift oppfyller dette kravet, særlig for de ferske vikarene.

For det andre kan retten til å bruke egenmeldinger trekkes tilbake i to tilfeller. Det ene er når arbeidstakeren har brukt egenmelding fire ganger siste året, eller det er rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom.

Vilkåret er at du har grunn til å tro at det forekommer misbruk. Men slike tendenser som du har sett i din renholdsavdeling, er som regel godtatt som grunn nok til å være mistenksom. Slik tilbaketrekking må gjøres for hver enkelt ansatt, derfor må du gi hver enkelt ansatt beskjed, helst skriftlig.

Uansett skal denne mistanken drøftes med den enkelte arbeidstakeren og tillitsvalgte før beslutningen tas. Det er ikke noe formkrav til slike drøftelser, det kan derfor skje ganske raskt.

Be om legemeldinger

Det kan tenkes at de ansatte blir svært misfornøyde med at du tar opp dette. Svært mange arbeidstakere er ikke klar over at arbeidsgiver kan frata dem retten til å bruke egenmeldinger basert på mistanker og tendenser. Du bør derfor forberede deg på å forklare disse reglene og vise til at de eksisterer.

En ide kan være å utarbeide en liste over hva som skjer under sykefravær, frister og regler som gjelder, og gi dette til de ansatte. Noen ansatte vil tro at du har tatt fra dem retten til å være sykemeldte. Det stemmer ikke, det du har pålagt dem er å få legemeldinger for alt sykefravær - noe som er helt lovlig.

Dersom noen nekter å følge disse ordrene, for eksempel ved å fortsette å levere egenmelding, bør du slå ned på dette ved å gi advarsler, og ved gjentatte brudd vurdere oppsigelse.

Bruk saken ved vurdering av fast stilling

Dersom du reagerer med å stramme inn i forhold til sykefravær, og gir en advarsel for feil bruk av egenmelding, har du også et par gode poenger dersom den midlertidige ansatte ønsker den faste stillingen. Som tidligere nevnt kan personlige egenskaper telle med, og manglende etterlevelse av egenmeldingsreglene er klart et relevant forhold. Det vil særlig gjelde om oppgavene endres.

Det kan bli pålagt mer ansvar, selvstendighet, eller hun får i oppdrag å vaske alene på steder der det kreves at du kan stole ekstra godt på dine ansatte. Den faste stillingen kan alternativt bli erstattet av en arbeidslederstilling, der vedkommende fremdeles vasker, men også har noen ekstra rutiner i tillegg. Det vil gi deg enda flere gode grunner til og ikke gi vikaren med det høye sykefraværet den faste stillingen.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no