De 10 viktigste HR-systemene

Vi pleier å dele opp HR-systemene i 45 forskjellige moduler eller prosesser med systemstøtte. De forskjellige systemene dekker en eller flere av disse, men ingen har fullgode løsninger for alle. Å bestemme seg for hvilket, eller hvilke, HR-system du skal anskaffe handler like mye om å prioritere hvilke prosesser man skal velge å støtte, som å velge system og leverandør. Alle som har ansatte har behov for et lønnssystem, enten inhouse dersom man håndterer lønn selv, eller hos en leverandør av lønnstjenester. Men hvilke andre bør prioriteres først? Her er 10 HR-systemer HR-avdelingen bør ha fokus på.

1. Masterdata med portal

Mange virksomheter, særlig de mindre, vedlikeholder fortsatt medarbeider- og organisasjonsdata i lønnssystemet. Stadig flere går likevel over til å la HR-systemet være eier av masterdata. Dette sikrer i større grad at man bare må registrerer data en gang og gir bedre støtte for ansettelsesprosesser og kontrakter. Det anbefales at man velger et system som har en brukervennlig portal for både medarbeider og leder, hvor disse kan vedlikeholde mye data selv.

2. Lederrapporteringsverktøy

Lederne bør få tilgang til forhåndsoppsatte rapporter i portalen. Det sparer oss for å måtte bruke tid på å sende dem ut til dem hver måned, samt at det sikrer at alle rapporterer på like variabler hver gang. Selv tilsynelatende enkle ting som hvor mange ansatte har vi, og hvor mange prosent er sykmeldte blir svært ofte feil i rapporter fordi ikke alle har lik forståelse for hvordan rapporten skal lages. Skal en med stilling i to avdelinger telle som ett hode i begge avdelinger? Er fire ansatte på femti prosent stillinger det samme som to fulltidsansatte? Og i en avdeling med tre ansatte hvor en er i fødselsperm og hennes vikar er syk, hvor stort er sykefraværet?

3. Personalarkiv

Et elektronisk personalarkiv med god funksjonalitet for tilgangsstyring og sletting av data er i disse GDPR-tider et viktig verktøy. Vi bør for all del unngå at ledere, så vel som lønns- og HR-medarbeidere, føler de har best kontroll når de lagrer personopplysninger i lokale arkiver, skrivebordsskuffer, e-postmapper eller diverse områder på serveren. Det gjør det nærmest umulig å overholde reglene rundt tilgang til, sletting og anonymisering av data.

4. Medarbeiderutvikling

Dette er et område hvor systemutviklingen har gått fort. De beste systemene har funksjonalitet for samhandling mellom medarbeider og system, hvor systemet automatisk ut fra medarbeiders utviklingsønsker oppretter utviklingsplaner, foreslår kurs og tiltak, og også følger opp planene. Kvalifisert og oppdatert arbeidskraft er mangelvare i mange bransjer og det blir stadig viktigere å videreutvikle de ansatte man allerede har. Det er derfor mye å hente i å ha et velfungerende system for medarbeiderutvikling.

5. E-læring

Det stadig økende behovet for at de ansatte oppdaterer seg og lærer nye ting, gjør at et godt e-læringssystem er et meget viktig tilskudd til medarbeiderutviklingen. Det er ressurskrevende å sende ansatte på kurs, både med tanke på penger og arbeidstid. Ved å tilby kortere e-læringskurs som den ansatte kan ta når han har tid, også privat, øker andelen som faktisk benytter kursene drastisk. Spillbasert læring, hvor den ansatte oppnår poeng eller utmerkelser for gjennomført opplæring, er populært blant mange ansatte og mye brukt i dynamiske virksomheter.

Å utvikle egen e-læring er ressurskrevende så det anbefales å velge systemer som enkelt lar deg benytte ferdiglagde kurs fra ander aktører og har grensesnitt mot eksempelvis LinkedIn Learning og YouTube.

6. System som tar tempen på organisasjonen

Det er ikke det som blir sagt på den årlige medarbeidersamtalen som har innvirkning på verken den ansatte eller arbeidsmiljøet. Det er alt som skjer mellom samtalene. Som en konsekvens av dette ønsker vi gjerne å tilby lederne støtte for å i stedet gjennomføre kortere og hyppigere oppfølging av de ansatte, ofte kalt innsjekkinger. Dette er egentlig bare godt lederskap satt i system, hvor både den ansatte, lederen eller andre som den ansatte rapporterer til, som eksempelvis prosjektledere, kan ta initiativ til samtalene. Dagens medarbeidere er vant til å få hyppige tilbakemeldinger og rask respons på sine behov. Og i et arbeidsliv hvor stadig flere ledere ikke befinner seg på samme fysiske sted som sine ansatte, slik at de ikke naturlig kan slå av en prat over kaffemaskinen, er det viktig å gi lederne god og effektiv støtte for dette slik at det blir konstruktivt.

7. Fraværsregistreringssystem

Å få til gode prosesser for håndtering av fravær er overraskende vanskelig, og det er ikke uvanlig at man velger å registrere fraværet et annet sted enn arbeidede timer. Et godt fraværsregistreringssystem bør integreres slik at fraværet kommer inn i lønnssystemet allerede første dag og at prosess for sykefraværsoppfølging starter opp automatisk. Det bør også være god støtte for å endre fraværstype i etterkant, eksempelvis når egenmelding viser seg å bli en sykmelding, sykmeldingen kommer inn fra DigiSYFO eller ferie må omgjøres til sykefravær.

8. Reise og utleggsmodul hvor medarbeider selv kan registrere

Her har det skjedd mye utvikling de siste årene. Enkelte system har nå automatisk kontroll av reise- og utgiftsrefusjoner, noe som frigjør mye tid hos Lønn eller Regnskap. Systemene kan blant annet selv sjekke at nødvendige vedlegg er levert, at dato og beløp på disse stemmer med refusjonen og at de ikke er benyttet tidligere. De kan også oppdage forhåndsdefinerte ord som eksempelvis «tips» og sende refusjoner som inneholder dette videre for manuell behandling.

9. Rekruttering

Mange er opptatt av at rekrutteringssystemet skal være integrert med HR-systemet slik at data på den nyansatte kommer over automatisk. Det er vel og bra, men det er adskillig viktigere å velge et system som gir både søker og rekrutterer en brukervennlig opplevelse. Det er tross alt mange flere søkere som skal håndteres enn det er nyansatte. Så sparer du ett minutt på håndteringen per søker får du god tid til å registrere den ene som fikk jobben manuelt i HR-systemet.

For stillinger med mange søkere er det viktig med et system som er godt på automatisk siling av medarbeiderne og utsendelse av bekreftelser, avslag, tester og lignende. Har du hovedsakelig stillinger det er vanskelig å finne kvalifiserte søkere til, er headhuntingsfunksjoner fra eksempelvis LinkedIn og videointervju viktigere funksjoner.

10. Pre-/Onboarding

Medarbeiderne som akkurat har fått en ny jobb er svært motiverte og åpne for å motta informasjon. For å fullt ut nyttiggjøre deg av dette, er det lurt med støtte for både preboarding (tiden fra kontrakten er underskrevet frem til første arbeidsdag) og onboarding (de første månedene i ny jobb). Da er det viktig å tenke på om den nyansatte kan få tilgang til velkomstpakker, kurs og kanskje også intranettet allerede før første arbeidsdag. Det bør være automatikk for både diverse varsel og sjekklister til ledere og håndtering av opplæringsplaner for den ansatte.

Disse kan du klare deg uten

Et sykefraværsoppfølgingssystem som gir god støtte til ledernes oppfølging av de sykmeldte kan være en god investering, men NAV har også støtte for dette på sine nettsider. Det er fullt mulig å velge å kun benytte dette, så sykefraværsoppfølging er derfor ikke det første systemet du bør anskaffe.

Den årlige medarbeidersamtalen er godt innarbeidet hos norske virksomheter og har tradisjonelt sett vært en prosess hvor HR har vært opptatt av å gi lederne god støtte. Men hvis dere ikke allerede har et system som støtter medarbeidersamtaler, er det ikke sikkert dere bør prioritere dette. Som nevnt over er det det som skjer mellom samtalene som er det viktigste, og stadig flere virksomheter går derfor nå vekk fra årlig medarbeidersamtale og over på hyppige mindre samtaler i stedet.

Mange av de LMS (Learning Management System) og NGLE-systemene (Next-Generation Learning Environment) som er på det norske markedet er preget av at de er utviklet med tanke på de amerikanske og asiatiske markedene hvor talentutvikling har et stort fokus. I det norske markedet har trenden gått vekk fra å bruke en stor del av ressursene på å identifisere og videreutvikle en liten andel talenter. Norske virksomheter ønsker i større grad å bruke ressursene på å heve hele ansattmassen da dette gir større gevinst. Har dere god systemstøtte for medarbeiderutvikling kan dere klare dere godt uten en talentutviklingsmodul.