Er vi pålagt å dokumentere HMS kurs?

Hei!

Vi er en bedrift med 20 ansatte og har nettopp hatt Arbeidstilsynet på besøk og de etterlyste dokumentasjon på at vår daglige leder har gjennomført HMS kurs.

Er dette korrekt og hva innebærer det?

Jens Kristian Johansen i Grette.

HMS er systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Internkontroll er det grunnleggende prinsippet for systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Alle virksomheter som er underlagt arbeidsmiljøloven, har plikt til å innføre skriftlig internkontroll. Den skriftlige Internkontrolldokumentasjonen skal vise at arbeidsgiver oppfyller HMS lovgivningen og benyttes ved tilsyn fra Arbeidstilsynet, samt gjennomgang hvis en ulykke har skjedd.

Hvem har ansvaret for å oppfylle HMS lovgivningen

Arbeidsgiveren har ansvaret for at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig og i samsvar med regelverket i arbeidsmiljøloven med forskrifter. Selv om andre enn arbeidsgiver også har oppgaver innen HMS-arbeidet, f.eks. verneombudet og arbeidsmiljøutvalget, fratar ikke dette arbeidsgivers hovedansvar.

Arbeidsgiver kan pådra seg straffeansvar dersom han overtrer bestemmelse eller pålegg gitt i eller i medhold av arbeidsmiljøloven, jf. aml § 19-1. Skyldkravet ved overtredelse av arbeidsmiljøloven er forsett eller uaktsomhet. Dette medfører at grensen mellom forsett og uaktsomhet ikke har betydning for om arbeidsgiver har overtrådt reglene eller ikke. Den grensen, altså graden av skyld, får først og fremst betydning for straffutmålingen.

Forsett vil for det først foreligge når følgen av ikke oppfyllelse av HMS lovgivningen er tilsiktet, med andre ord når arbeidsgiver har hatt som ønske å fremkalle et bestemt resultat ved en handling eller unnlatelse. Denne type forsett er mindre praktisk ved brudd på arbeidsmiljøloven. Mer praktisk er det at det foreligger forsett fordi arbeidsgiver har regnet den straffbare følgen av handlingen, eller unnlatelsen som sikker eller overveiende sannsynlig.

Et praktisk eksempel kan være at arbeidsgiveren bevisst unnlater å iverksette påbudte vernetiltak ved arbeid i høyden slik at det oppstår fare for fall. At en person som arbeider i høyden en eller annen gang kan ramle ned, er overveiende sannsynlig og arbeidsgiver kan i et slikt tilfelle ha oppfylt forsettkravet. Forsett vil også foreligge om en arbeidsgiver i en anbudsrunde skjærer bort utgifter til sikringsarbeid eller legger til grunn i anbudet at arbeidet forutsetter ulovlig bruk av overtidsarbeid, og deretter gjennomfører arbeidet med slike ulovlig forhold til stede.

Den mest alminnelige skyldform ved brudd på arbeidsmiljøloven er uaktsomhet. Mens forsettsansvar stiller krav til gjerningspersonens bevissthet, stiller uaktsomhetsansvaret krav til gjerningspersonens aktpågivenhet. Kjernen i uaktsomhetsbegrepet er at gjerningspersonen ikke har opptrådt som en kyndig og omtenksom person ville ha gjort på det aktuelle området. Kravet til aktsomhet vil variere med gjerningspersonens kunnskapsnivå, de faglige forutsetninger, i hvilken bransje virksomheten drives, praksis i bransjen, om det foreligger interne instrukser for utføring av arbeidsoperasjoner m.m.

Offentlige sanksjonsmidler for brudd på HMS lovgivningen

Arbeidstilsynet har ansvaret for å føre tilsyn etter arbeidsmiljøloven, jf. arbeidsmiljøloven (aml) § 18-1. Arbeidstilsynet har kompetanse til å ilegge administrative sanksjoner dersom lovens krav ikke er overholdt.

I denne kategorien finner vi hjemlene til å gi pålegg og treffe andre enkeltvedtak, til å ilegge tvangsmulkt og til å påby stans av virksomheten. Formålet med disse reglene er å gi Arbeidstilsynet virkemidler som effektivt hindrer lovstridig virksomhet.

Tilsynsmyndighetene kontrollerer at HMS-bestemmelsene overholdes gjennom tilsynsbesøk, stikkprøver eller mer omfattende gjennomgang av hele HMS-systemet i bedriften.

Ved brudd på regelverket kan myndighetene gi pålegg om å rette opp forholdet innen en viss frist. Hvis pålegget ikke etterkommes innen fristen, kan bedriften bli ilagt dagbøter som løper til pålegget er oppfylt. I alvorlige tilfeller kan det også bli snakk om forurensingsgebyr og politianmeldelser.

Ansvar overfor arbeidstakere, kunde og leverandører

Arbeidsmiljøloven er såkalt preseptorisk noe som vil si at arbeidsgiver og arbeidstaker ikke kan avtale vilkår i arbeidsavtalen som er til ugunst for arbeidstaker. Av den grunn kan arbeidstaker legge til grunn at ved inngåelse av en arbeidskontrakt tilbys arbeidstaker et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. En arbeidstaker kan derfor kreve erstatning fra arbeidsgiver for det tilfelle arbeidsgiver ikke tilbyr et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, herunder oppfyllelse av HMS lovgivningen.

Vi minner imidlertid om at en arbeidstaker må ha blitt utsatt for et økonomisk tap for å vinne frem med et slikt krav. Hvis en arbeidstaker har blitt syk/ skadet på grunn av dette, vil vedkommende normalt få full lønn under sykdom i medhold av folketrygdloven.

Et eventuelt økonomisk tap utover dette, vil normalt dekkes av Yrkesskadeforsikringsloven. Dersom arbeidsgiver forsettlig har brutt HMS lovgivningen med den tilsiktede følge at arbeidstaker blir syk eller skadet, kan forsikringsselskapet kreve regress, jf. yrkesskadeforsikringsloven § 8. Det skal, som nevnt over, svært mye til.

Mange kunder og leverandører stiller også krav til HMS. Stadig flere krever for eksempel at deres kontraktspartnere og underleverandører kan dokumentere godt HMS-arbeid. Gode rutiner for HMS kan også få betydning for forsikringspremien.

Mangelfulle rutiner kan derimot føre til problemer med forsikringsoppgjør i et skadetilfelle. Merk at regressadgang etter annen type forsikring enn yrkesskade, kan inneholde andre skyldkrav enn forsett, f. eks. grov uaktsomhet.

I aml. § 3-5 plikter arbeidsgiver ved øverste leder skal gjennomgå opplæring i HMS. Denne plikten kan ikke delegeres, men det er naturligvis flere enn øverste leder i virksomheten som i tillegg kan ha nytte av en slik opplæring.

I tiknytningen til det nye kravet til HMS opplæringen for arbeidsgiver ved daglig leder, har lovgiver ikke nedfelt et minimum antall timers kurs, men presisert at kurset skal inneholde mer enn bare et kunnskapskrav. Hensikten med en plikt til opplæring for arbeidsgiver er å tydeliggjøre forventningen om at lederen i virksomheter skal ha kunnskap om grunnprinsippene i systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og om arbeidsmiljøloven. En slik opplæring må kunne gjennomføres på en måte som er tilpasset virksomheten og den enkelte leders arbeidssituasjon.

Enkelte arbeidsgivere i ”kontorbedrifter” har tidligere oppfattet at HMS arbeid kun berører tradisjonelle industribedrifter. Dette er ikke riktig. Det er viktig at alminnelige kontorbedrifter tar HMS arbeidet alvorlig. Samtlige arbeidsgivere skal nemlig utarbeide skiftelig internkontrolldokumentasjon. Arbeidstilsynet har i disse dager prosjekt løpende hvor nettopp såkalte kontorvirksomheter besøkes.

I et HMS kurs for ledere må man oppfylle kravene som Arbeidstilsynet har satt til kurset. Kurset bør i tillegg presisere typiske saker hvor leder har et særlig ansvar. Eksempler på slike saker er arbeidsgivers adgang til å kontrollere sine ansatte, likebehandlingsreglene og forbud mot diskriminering, oppbevaring av personopplysninger, interne retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold. Brudd på disse reglene fører ofte med seg at leder kritiseres uavhengig om han eller hun personlig har deltatt i beslutningsprosessen.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no