Kan vi sjekke e-post til ansatte som er i oppsigelsestid?

Hei!

Vi har en ansatt som er i oppsigelsestid. Han har en klausul i sin avtale om at han ikke kan konkurrere med oss før det har gått minst 4 måneder etter utløpet av oppsigelsestiden. Vi mistenker at han allerede nå har begynt å utføre arbeid for en av våre konkurrenter. Kan vi sjekke hans e-post?

Advokat Jens Kristian Johansen i Grette.

Arbeidsgivers adgang til å gjøre innsyn i ansattes e-post – både før og etter opphør av ansettelsesforholdet – reguleres i personopplysningsforskriften.

Innsynrett ved mistanke om pliktbrudd

Det følger av forskriften § 9-2 at innsyn kan foretas når det foreligger begrunnet mistanke om at arbeidstakeren bruker e-posten på en måte som medfører et grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller ved mistanke om at arbeidstakerens bruk av e-posten kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Kun virksomhetsrelatert e-post

Utgangspunktet er at arbeidsgiver kun har adgang til å lese virksomhetsrelatert e-post. Privat e-post skal ikke åpnes og leses.

Krav til prosedyre

Før arbeidsgiver gjør innsyn i e-posten skal arbeidstakeren så langt som mulig sendes varsel på forhånd, og gis mulighet til å uttale seg. Varselet skal inneholde en begrunnelse for hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt, og informasjon om arbeidstakerens rettigheter. Videre skal den ansatte gis anledning til å være til stede under gjennomføringen.

Kravene innebærer at arbeidsgiveren må sette frister som gjør at arbeidstakeren har reell mulighet til å kunne benytte rettighetene sine. Arbeidstakeren har også rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller en annen representant.

Dersom arbeidstakeren ikke er å få tak i, eller man ikke rekker å vente, skal den ansatte underrettes så snart innsynet er gjennomført.

Gjennomføring av innsyn

Det følger av forskriften at innsyn må gjennomføres på en slik måte at dataene så langt som mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves.

Videre må innsynet dokumenteres. Dette kan gjøres ved at det skrives et referat hvor det angis hva som var formålet med innsynet, hvorfor vilkårene for innsyn var oppfylt, tidspunkt, eventuelt grunnen til manglende varsel, hva som ble åpnet, metode for innsyn osv.

Datainstruks

For å gjøre reglene om innsyn enklere å praktisere, bør arbeidsgivere utforme datainstrukser hvor de ansatte gjøres kjent med virksomhetens behov, når innsyn kan foretas, rutiner ved opphør av ansettelsesforhold osv. Forutberegnelighet vil kunne bidra til en mer effektiv prosess dersom behovet for innsyn oppstår. Det er også en fordel hvis arbeidsgiver har rutiner for hvordan arbeidstaker eventuelt skal merke privat e-post, og holde dette adskilt fra virksomhetsrelatert e-post.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no