Når kan vi gi en advarsel til en ansatt?

Hei!

Vi har en arbeidstaker som ikke utfører arbeid i tråd med firmaets retningslinjer. Vedkommende er vanskelig å få tak i på både telefon og e-post, og møter sjelden opp i internmøter osv. Er dette noe vi kan gi vedkommende advarsel for? Og hva innebærer det egentlig å få en advarsel?

Advokat Jens Kristian Johansen i Grette.

Hovedpoenget med en advarsel er å gjøre arbeidstakeren oppmerksom på hvor langt hans plikter går, og at en eventuell gjentagelse av kritikkverdige forhold eller nye brudd på arbeidsavtalen vil kunne føre til oppsigelse eller avskjed. Bruk av advarsel i arbeidsforhold er ikke lovregulert, men et virkemiddel som kan ha god effekt ettersom en advarsel vil gi arbeidstaker mulighet til å endre adferd, samt at arbeidsgiver kan sikre seg dokumentasjon for at forholdet er tatt opp med arbeidstaker.

Arbeidsgiver bør likevel være forsiktig med å gi advarsler ved mindre overtredelser eller mindre mangler ved arbeidets utførelse. Det går en grense for hva arbeidsgiver må tolerere – og arbeidsgiver har også en plikt til å sørge for at arbeidstakeren får nødvendig opplæring.

Utilgjengeligheten som du beskriver i ditt spørsmål er et problem som bør tas opp med arbeidstakeren. Dette kan gjøres ved at vedkommende kalles inne til et møte, og at han deretter mottar en advarsel eller lignende. Dersom arbeidstaker etter å ha blitt fått mulighet til å forbedre seg fortsetter å være utilgjengelig, kan dette gi grunnlag for oppsigelse.

Advarselens betydning ved en senere oppsigelse

I oppsigelsessaker grunnet arbeidstakers egne forhold, viser rettspraksis at det har betydning for saklighetsvurderingen om vedkommende arbeidstaker tidligere har mottatt advarsel om samme forhold, og om det i advarselen er uttalt at senere overtredelser eller manglende endring av arbeidsutførelsen/ adferd kan få betydning for ansettelsesforholdet. Det er imidlertid ikke et vilkår for oppsigelse av arbeidstaker har mottatt en advarsel – ved svært kritikkverdige forhold kan arbeidsgiver vurdere oppsigelses selv om arbeidstaker ikke tidligere har mottatt advarsel.

Hvordan bør advarselen utformes?

Det stilles ingen formkrav til en advarsel, men en skriftlig advarsel bør inneholde en klar beskrivelse av de forhold arbeidsgiver mener ikke er bra. Det bør også fremgå av advarselen hva konsekvensene vil være dersom vedkommendes adferd ikke endres. Dersom det er gitt advarsler tidligere, muntlig eller skriftlig, bør det også vises til disse.

Dersom advarselen gis muntlig, bør det skrives et referat fra møtet hvor advarselen gis, som bør underskrives av begge parter. Arbeidsgiver kan også bekrefte en muntlig advarsel ved å gi den skriftlig i etterkant, eller ved å sende en oppsummerende e-post eller lignende.

Hvor lenge "gjelder" en advarsel?

Hvor lenge en advarsel skal ha betydning for arbeidstakeren beror på en konkret vurdering. Den kan miste noe av sin verdi dersom det går lang tid, men vil uansett være et godt bevis på at arbeidstaker er klar over hva arbeidsgiver mener om de forhold det tidligere er gitt advarsel på bakgrunn av.

Avslutningsvis bemerkes at dersom det først er gitt en advarsel på grunnlag at et bestemt forhold, kan det ikke senere reageres på nytt på grunnlag av samme forhold. En ny reaksjon er betinget av at det har skjedd noe mer enn det som lå til grunn for advarselen

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no