Kan vi spørre om dugnad utenom arbeidstid?

Hei!

Jeg er med i ledergruppen i en mellomstor bedrift, og vi har det ganske krevende for tiden. Det er vanskelig å få inn nye oppdrag, og det betyr at vi må jobbe annerledes. Dette igjen innebærer både endringer og usikkerhet for mange av de ansatte, og reaksjonene på dette er forskjellige. Noen er helt med på at dette også innebærer endringer i oppgaver og at det er vanskelig å planlegge dagene slik som før. Andre reagerer annerledes. Vi holder akkurat nå på med å oppgradere vårt interne saksbehandlingssystem, og dette innebærer blant annet en del rydding i kontaktregister og kundeinformasjon. I ledergruppen har vi snakket om at dette kanskje kan gjøres på dugnad en helg uten at det regnes som arbeidstid, og at vi kombinerer det med noe sosialt på kvelden. Jeg er veldig usikker på hvordan dette vil slå ut. Har dere noen innspill til meg?

Utgangspunktet må være helt klart; arbeidstaker som står til arbeidsgivers disposisjon og utfører arbeid for arbeidsgiver har rett på lønn for dette. Som arbeidsgiver kan dere ikke forvente at de ansatte jobber gratis. På den annen side – det er ikke ulovlig hvis dere blir enige med de ansatte om å jobbe dugnad en helg uten betaling.

Hvordan få det til?
Hva som vil være mulig for dere å få til med et positivt utfall beror på mange forhold. Først og fremst tenker jeg at dette handler om hvordan forholdene og kulturen er i deres virksomhet.

Dersom dere har et arbeidsfellesskap preget av involvering og engasjement, og der dere har innarbeidet holdninger som er preget av gjensidig raushet, kan det tenkes at forslaget om dugnadshelg for det fleste vil oppleves som positivt og helt naturlig.

Vi hører også om tilfeller der forslag som dette kommer fra arbeidstakerne selv. Ansatte som kjenner på et positivt eierskap til sin arbeidsplass, strekker seg ofte langt når de skjønner at de kan være med og gjøre en forskjell. Og, kan hende er det nettopp dette det handler om – at de ansatte skjønner hva det handler om, og at de har fått informasjon hele veien slik at de skjønner både hva status er og hva utfordringsbildet er.

Hvis de i tillegg har blitt involvert i å tenke framtid og alternative tiltak, er sannsynligheten stor for at de også vil være konstruktive til ulike tiltak for å komme gjennom en krevende situasjon.

Hvis de imidlertid ikke er særlig involvert, og opplever at de får lite informasjon og heller ikke blir tatt med i prosesser for å tenke mulige løsninger, kan en heller ikke forvente at holdningene til å strekke seg ekstra er de samme. Kanskje har de aldri helt skjønt hvor alvorlig situasjonen er. De opplever kanskje bare frustrasjon over endringer i arbeidssituasjonen uten at de føler at det kommer noe positivt ut av det.

Motivasjonen bak
Vi vet at arbeidstakere som for eksempel er redde for å miste jobben strekker seg langt for å vise arbeidsgiver at de virkelig står på. Hvis motivasjonen bare handler om å beholde jobben, kommer det imidlertid lite positivt engasjement ut av det. Sannsynligheten er også høy for at man etter hvert opplever stress og preges mer av negative holdninger til arbeidsgiver og ledelsen.

Dagens situasjon
Tilbake til dere og din usikkerhet på hva som er mulig eller smart å gjøre i forhold til dugnad. Jeg vet jo ikke om dette er type tiltak som dere har gjort varianter av tidligere.
Tenker du at dere har en raus kultur hos dere?
Er de ansatte vant med at dere som arbeidsgiver har en fleksibel og raus holdning overfor de og omvendt?
Kan hende tenker du allerede at svaret på dette er nei. Da er det nok andre tiltak enn dugnad som det bør jobbes med først.

Gi dem utfordringen
Hvis dere derimot har en arbeidsplass hvor de ansatte kjenner situasjonen godt, er involvert, og både får og tar ansvar på en positiv måte, tror jeg at jeg ville startet med å utfordre medarbeiderne litt åpent.

Informer om det nye saksbehandlingssystemet og hva som kommer til å bli bedre. Fortell også at dere nå er opptatt av å ta dette skikkelig i bruk så raskt som mulig, uten at det går ut over viktig produksjonstid. Inviter medarbeiderne til å komme med innspill. Hvordan kan alle bidra i dette arbeidet? Hvis dere er heldige får dere flere forslag, og hvis ikke forslaget om dugnad kommer fra de ansatte, kan dere selv lufte det. Dere vil nok fort merke hvordan responsen blir.

Skulle det bli en dugnadsjobbing med påfølgende dugnadsfest, er det viktig å presisere at dette gjøres helt frivillig. Det kan være mange grunner til at folk ikke har anledning til å være med, og det må dere respektere.

Mine råd:

• Start med tydelig og ærlig informasjon – status og utfordringsbilde.
• Gi god informasjon om nytt saksbehandlingssystem og fordeler med dette.
• Inviter til innspill og velg tiltak ut fra dette.
• Fortsett med åpenhet og involver de ansatte.

Noe av det viktigste en virksomhet kan gjøre for å balansere inntekter og kostnader gjennom en kriseperiode, er å sikre at de ansatte beholder motivasjon og engasjement.

Grunnlaget ligger i å behandle alle sine ansatte skikkelig. Det gjelder enten det er gode eller dårlige tider. Måten vi behandler ansatte på i nedgangstider vil bli husket når oppgangen kommer.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no.