Hvordan gjennomføre en nedbemanning på best mulig måte?

AV: Advokat og partner Jens Kristian Johansen i Grette.

Som hovedregel er det ofte ikke selve begrunnelsen for at arbeidsgiver må iverksette kostnadsreduserende tiltak som er problemet. Dette fordi det er ikke slik at en bedrift må gå med underskudd for å iverksette et rasjonaliseringstiltak. Det er tilstrekkelig at tiltaket som settes i kraft, har et rasjonale.

En kvalitetssikret nedbemannings- plan

Problemet oppstår når man skal velge ut hvilke arbeidstakere som er overtallige og hvordan prosessen skal gjennomføres. Dersom gjennomføringen ikke gjøres på en betryggende og kvalitetssikker måte fra arbeidsgivers side, vil det ofte kunne lede til negative ansatte, rettslige tvister, uro i organisasjonen og negative medieoppslag. Dersom bedriften imidlertid har en kvalitetssikret nedbemanningsplan, kan disse problemene lett unngås.

Informasjon og medvirkning er nøkkelen til en vellykket nedbemanning

Informasjon og medvirkning er ofte nedbemanningens største utfordringer. Her svikter mange arbeidsgivere og nettopp her kan grunnlaget for hele prosessen – om den vil bli god eller dårlig – dannes.

Det kanskje viktigste elementet ved å foreta en god nedbemanning er å få de ansatte med "på laget". De ansatte må føle at deres individuelle situasjon i prosessen blir sett og vurdert og at prosessen blir foretatt på en betryggende, kvalitetssikker og rettferdig måte.

Dette gjøres aller best ved å la de ansatte få kontinuerlig informasjon og få være medvirkende i prosessen. Dersom arbeidsgiver lykkes med dette, er sannsynligheten for at de ansatte aksepterer nedbemanningen betraktelig større, og faren for rettslige tvister klart lavere.

Prosessens enkelte elementer

Informasjon

En nedbemanningsprosess bør starte med at de ansattes representanter (tillitsvalgte) informeres om planene for nedbemanningen. Dette er også et krav både etter arbeidsmiljøloven og i de fleste tariffavtaler. De tillitsvalgte må få tid til å fordøye og forberede seg på alle de spørsmål og reaksjoner som vil komme fra berørte ansatte. En arbeidsgiver som forsøker "å kuppe" de tillitsvalgte gjennom mangelfull informasjon eller korte tidsfrister, får ofte manglende samarbeid og skepsis i retur.

Etter at de tillitsvalgte er informert bør det gis informasjon til øvrige ansatte i form av et allmøte, og at dette følges opp med informasjon f. eks. via intranett el. Her bør arbeidsgiver informere om bakgrunnen for oppsigelsene, den videre fremdriftsplanen og de tillitsvalgtes rolle.

De ansatte må få inngående kunnskap til de økonomiske tallene og arbeidsgivers planer. Arbeidsgiver må redegjøre for at oppsigelser vurderes og informere om antall ansatte som kan bli rammet. Det er viktig i tillegg å informere om andre kostnadsreduserende tiltak som skal gjennomføres, samt oppfordre de tillitsvalgte til å komme med forslag til hvordan de mener dette kan løses.

Utvelgelseskriterier

Etter at de ansatte er informert om situasjonen starter utarbeidelsen av kriteriene for utvelgelse. Skal kompetanse, ansiennitet eller andre hensyn vektlegges og i så fall i hvilken rekkefølge? Vilkåret etter arbeidsmiljøloven er at de kriterier som anvendes er saklige. Det er altså ikke slik at arbeidsgiver er bundet av å legge avgjørende vekt på ansiennitet.

Arbeidsgiver kan være bundet av tariffavtaler som nedfeller at ansiennitet skal legges til grunn der det ikke foreligger saklig grunn for å fravik dette.

Men der arbeidsgiver ikke er bundet av en slik avtale, skal arbeidsgiver påse at utvelgelseskriteriene er saklige. I det arbeidet bør det kartlegges hvilken type kompetansen som arbeidsgiver mener de ansatte bør inneha for å kunne ivareta de videreførte stillingene i organisasjonen.

Kriteriene bør fastlegges i samarbeid med de tillitsvalgte, og etter at man har undersøkt hva det er behov for i organisasjonen etter nedbemanningen. Formålet med disse drøftelsene bør være å komme til enighet om flest mulig av rammene for nedbemanningen sammen med de tillitsvalgte.

Det vil også være fornuftig å diskutere eventuelle sluttpakker og andre praktiske forhold med de tillitsvalgte. Sluttpakker, kompensasjon til utdanning eller andre goder blir ofte benyttet for å dempe ulempene nedbemanningen medfører. Det nærmere innholdet i slike avtaler bør også drøftes med de tillitsvalgte. På en annen side er det ofte behov for stor kostnadsreduksjoner og da er det ikke alltid mulighet å øke kostnadene med sluttpakker.

Korrekt faktum må legges til grunn

Men selv når ledelsen og de tillitsvalgte har blitt enige om utvelgelseskriteriene, eller at arbeidsgiver i hvert fall har drøftet utvelgelseskriteriene med de tillitsvalgte, er man langt fra i mål. Nå startet nemlig arbeidet ved å sikre at de legger korrekt faktum til grunn.

Hvis kompetanse er et av utvelgelseskriteriene, må arbeidsgiver kvalitetssikre de opplysningene som de sitter på når det gjelder den enkeltes kompetanse. Normalt bør den enkelte arbeidstaker få anledning til å komme med innspill, men det bør også hentes informasjon fra nærmeste overordnede, andre kollegaer etc. I disse møtene må arbeidsgiveren nedfelle faktum skriftlig. Det er viktig med god dokumentasjon, ellers vil arbeidsgiver jobbe i motbakke ved en eventuell rettssak i etterkant.

Når utvelgelseskriteriene er fastsatt og korrekt faktum er lagt til grunn kan selve utvelgelsen begynne. Her vil det bli laget en overtallighetsliste som igjen bør drøftes med de tillitsvalgte, slik at disse kan komme med innspill.

Individuelle drøftelsesmøter

Når overtallighetslisten er klar, må hver enkelt arbeidstaker innkalles til drøftelsesmøter i medhold av arbeidsmiljøloven § 15-1. I møtene skal arbeidstakeren få komme med sine innspill og eventuelle sosiale hensyn som bør tas i betraktning.

Jo mer informasjon arbeidstakeren har før møtet – herunder hvilke avdelinger/ansatte som står i fare for å bli sagt opp, hvilke utvelgelseskriterier som er lagt til grunn, hva slags sluttpakker som eventuelt vil bli tilbudt, og hvilken informasjon arbeidsgiver har om akkurat denne arbeidstakeren – desto større forståelse og aksept vil arbeidstakeren som oftest ha, og dertil mindre "fiendtlig innstilt" vil de være til arbeidsgiver i møtet.

Oppsigelser

På bakgrunn av drøftelsesmøtene må arbeidsgiver avgjøre hvem som skal bli oppsagt. I denne vurderingen plikter arbeidsgiver å forsøke og finne annet passende arbeid og dersom det ikke er mulig så plikter arbeidsgiver å gjennomføre en interesseavveining mellom bedriftens behov for nedbemanning og den enkelte arbeidstakers ulemper ved å bli sagt opp. Arbeidsgiver plikter også å vurdere annet passende arbeid fremfor oppsigelse. Dersom det etter denne vurderingen blir besluttet at arbeidstakeren skal sies opp, må oppsigelsen leveres personlig eller sendes rekommandert.

Skriftlighet

For å oppfylle ovennevnte krav bør arbeidsgivers saksbehandling la seg etterprøve, både av de arbeidstakerne som rammes og eventuelt av en domstol. Det er derfor et godt råd at arbeidsgiver skriftliggjør store deler av saksbehandlingen. En arbeidstaker og særlig en domstol vil sjeldent bli overbevist av at en administrerende direktør eller personaldirektør muntlig gjennomgår saksbehandlingen, dersom ikke denne lar seg underbygge av skriftlige dokumenter.

Arbeidsgivere bør være bevisst på dette allerede ved starten av en omorganiseringsprosess. Dette medfører at man innkaller til møter skriftlig, man utarbeider skriftlige protokoller/ referater fra møtene. Dette gjelder også møter i ledergruppen eller blant avdelingsledere hvor selve utvelgelsen skjer og særlig vurderingen av om arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby arbeidstakeren.

Arbeidsgivers omdømme

Blir ansatte og tillitsvalgte tatt på alvor vil både de som er berørt og de som beholder jobben, få en dypere forståelse av hvorfor arbeidsgiver så seg nødt til effektivisere virksomheten og hvorledes valget av de oppsagte har blitt gjennomført.

Ingen kan garanteres mot rasjonaliseringer, men alle bør tilbys opplevelsen av trygghet for at ens arbeidsgiver følger arbeidslivets spilleregler.

En god prosess hindrer i stor grad rettslige tvister og negativt omdømme for virksomheten. Dette vil igjen medvirke til at virksomheten i oppbemanningstider anses for en populær arbeidsgiver å søke seg til - og av den grunn tiltrekke seg de beste arbeidstakerne.

Kommentaren er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no.

Har du en utfordring på jobb?
Dersom du er leder, og står ovenfor et vanskelig dilemma som gjelder dine medarbeidere, kan du sende oss spørsmål til e-post karine@askmedia.no.
Merk din e-post med Ukens dilemma.